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Sistema
SisAdmin v1.1
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MANUAL DEL USUARIO Y DE
REFERENCIA
11 de Julio de 2006
INDICE
INTRODUCCIÓN
¿Qué
es SisAdmin?
SisAdmin es un Sistema de
Inventario y Facturación, muy simple y fácil de
usar. Entre sus
características se tienen:
- Manejo de Inventario.
- Registro de Ventas.
- Atención de varios
Clientes al mismo tiempo.
- Emisión de Reportes
de Consumos y Facturas. Reimpresión de Facturas.
- Manejo de Impuestos.
- Manejo de Privilegios de
Usuarios Administradores y Usuarios Operadores.
- Registro de Operaciones.
- Sencilla instalación
y configuración.
Requerimientos
de Operación
- Windows 98/Me ó Windows NT 4.0/2000/XP/Server
2003.
- Equipos Pentium 233 Mhz (o
equivalente), 64 MB de RAM y espacio
libre en disco duro de 30 MB.
Se recomienda tener una
resolución mínima de pantalla de 800 x 600 pixeles en el
equipo en donde se instalará SisAdmin.
SECCIÓN 1: Configuración de SisAdmin
Inicie el programa SisAdmin.
Al hacerlo por primera vez, se mostrará la Pantalla de
Presentación:
Pantalla de Presentación (o Splash) de SisAdmin
Presione ESC o haga clic sobre
ella para cerrarla, o espere unos tres segundos para su cierre
automático. Luego, SisAdmin le notificará que
deberá crear un Usuario Administrador.
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Usuarios de SisAdmin
Ventana de Manejar Usuarios
En esta ventana, usted
podrá definir los Usuarios que tendrán acceso a
SisAdmin. Existen dos Tipos de Usuarios: (a) Administrador, el
cual tiene acceso a todas las funciones de SisAdmin, y (b)
Operador, el cual sólo tiene acceso a las opciones de uso de
SisAdmin, y limitado acceso a las opciones de
configuración. Al final de esta sección se detallan las
operaciones permitidas y restringidas por cada Tipo.
Para agregar un Usuario, haga
click sobre el botón "Nuevo", y llene todos los campos
requeridos:
- En 'Usuario', introduzca el
nombre que este Usuario utilizará para identificarse con
SisAdmin.
- En 'Nombre', introduzca el
nombre completo del Usuario.
- En 'Contraseña',
introduzca la Contraseña o Clave de Acceso que este usuario
utilizará para que SisAdmin compruebe la autenticidad del
Usuario. El campo de Contraseña oculta en forma de asteriscos lo
que usted escribe, por medidas de seguridad. El campo de
Contraseña tiene su complemento "Confirmar Contraseña",
para asegurar que la Contraseña fue introducida correctamente.
Cualquier diferencia entre ambos campos impedirá el Registro del
Nuevo Usuario.
- En la parte inferior de la
ventana, se encuentran los botones de opción "Operador" y
"Administrador", indicando los Tipos que este usuario puede tener.
Haga click sobre el botón que indique el Tipo que este usuario
tendrá en SisAdmin.
Todos los campos son
obligatorios. Si cambia de opinión, y no desea registrar el
Usuario, haga click sobre el botón "Cancelar" (este se encuentra
al lado del campo 'Confirmar Contraseña', y sólo aparece
durante el proceso de registro o modificación). Si desea
proseguir con el registro, haga click sobre el botón "Registrar"
(que antes de comenzar el proceso de registro, se llamaba "Nuevo").
Usted puede modificar los datos
de cualquier usuario introducido en SisAdmin. Para ello,
sólo debe seleccionar el usuario en la Lista, y a
continuación, hacer click sobre el botón "Modificar".
Esto le permitirá realizar las modificaciones que usted requiera
en cualquier campo de los datos del Usuario. Cuando finalice, presione
el botón "Actualizar" (que previamente se llamaba "Nuevo").
Para eliminar un usuario
completamente del Sistema de SisAdmin, selecciónelo, y
haga click sobre el botón "Eliminar".
Sugerencia:
- Un Usuario Administrador
tiene total control sobre SisAdmin, y por lo tanto puede
modificar información de otros Usuarios, Operadores y
Administradores. Maneje con discreción la creación de
Usuarios Administradores.
Permisos
de Operadores:
Usted puede aplicar
restricciones adicionales a los Operadores para ciertas operaciones.
Para ello,
presione el botón "Permisos de Operadores" ubicado en la parte
inferior de la ventana "Manejar Usuarios". De este modo, se
mostrará la ventana "Permisos de Operadores":
Ventana de Permisos de Operadores
Las operaciones listadas
tienen dos modos de restricción, indicados por las casillas
correspondientes. Modo "No Permitir" y Modo "Pedir Contraseña de
Administrador". Al activar el Modo "No Permitir", las opciones para
tener acceso a las operaciones indicadas no serán mostradas a
los Operadores en SisAdmin.
Sólo serán visibles para los
Administradores. Al activar el modo "Pedir Contraseña de
Administrador", las opciones serán visibles para los Operadores,
pero toda vez que intenten ser utilizadas, SisAdmin
solicitará que se introduzca el nombre de Usuario y la
Contraseña de uno de los Administradores, para proceder a
ejecutar las operaciones indicadas.
Las operaciones a las cuales se
les puede restringir el uso son:
- Eliminar Consumos.
- Generar Reportes.
Cuando haya definido todos sus
Usuarios, haga click sobre el botón "Cerrar" para cerrar la
ventana.
La siguiente tabla muestra los
privilegios del Usuario Administrador y los del Usuario Operador.
|
Operación
|
Usuario Administrador
|
Usuario Operador
|
| Opciones
de Impresión |
Sí |
Sí |
|
Manejar
Inventario |
Sí |
Sí |
|
Manejar
y Despachar Clientes |
Sí |
Sí |
|
Imprimir
Facturas |
Sí |
Sí |
|
Cambiar
de Usuario |
Sí, pero si el otro Usuario también es Administrador, se
requerirá su Contraseña |
Sí, pero se requerirá la Contraseña del otro
Usuario |
|
Manejar
el Historial |
Sí |
Sí, pero no podrá eliminar entradas del Historial |
|
Cambiar
Contraseñas |
Sí |
Sólo su Contraseña |
|
Consultar / Manejar Registro de Auditorias |
Sí |
No |
| Manejar
Usuarios |
Sí |
No |
|
Personalizar Factura |
Sí |
No |
| Manejar
Impuestos |
Sí |
No |
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Podrá configurar el resto de las opciones de SisAdmin desde su
Ventana Principal, a tavés del menú
"Configuración".
Establecer
la Moneda
Como SisAdmin
manejará cifras que representan dinero, es necesario que usted
le suministre
el nombre de la Moneda de su país. De esa manera, SisAdmin
podrá visualizar corerctamente montos con el
nombre de la Moneda de su país.
Para configurar la Moneda, diríjase al menú
"Configuración", opción "Opciones de Moneda".
Ventana de Definición de la Moneda
En esta ventana, llene los
campos correspondientes con la información acerca de la Moneda:
- En 'Nombre de la Moneda',
introduzca el nombre de la Moneda, con la inicial en mayúsculas
(de admitirlo la Moneda. De no admitirlo, introdúzcala en la
forma que mejor le parezca conveniente).
- Marque la casilla 'Usar
Símbolo de Moneda como sufijo de cantidades', si desea que el
Símbolo de la Moneda sea visualizado después de las
cantidades, y no antes; por ejemplo, marque esta casilla si se
utilizará el Euro (€).
Cuando finalice con la
introducción de datos, haga click sobre el botón
"Aceptar".
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Definir
los Impuestos
Utilice las opciones de esta
ventana para definir Impuestos aplicables a los montos calculados por
SisAdmin, en caso de que se requiera.
Para configurar los
Impuestos, diríjase al menú "Configuración",
opción "Impuestos".
Ventana de Definición de Impuestos
En la parte superior de la
ventana se encuentra la Lista de Impuestos. El orden en que aparecen
listados es el orden en que serán aplicados a los Montos.
Existen dos tipos de Impuestos:
Los aplicados sobre el Monto, y los aplicados sobre el Sub-Total, es
decir, los que se aplican justo después de aplicar previos
Impuestos.
Introduzca los datos referentes
a un Impuesto en el Panel 'Definición':
- En el campo de texto
'Nombre', introduzca el nombre del Impuesto.
- En 'Porcentaje', introduzca
el porcentaje de aplicación sobre el Monto (o el Sub-total) de
este Impuesto. No es necesario introducir el símbolo del
porcentaje ('%').
- En la sección
'Aplica', haga click sobre uno de las dos opciones:
- 'Sobre el Monto
original', si el Impuesto debe ser aplicado sobre el Monto.
- 'Sobre el Sub-total', si el Impuesto debe ser aplicado sobre
el Sub-total luego de haber aplicado Impuestos previos.
- Marque la casilla de
verificación 'Mostrar el Sub-total después de aplicar
este Impuesto', si desea que un Sub-total sea mostrado en las Facturas
emitidas por SisAdmin, luego de aplicar el Impuesto.
Luego de introducir los datos
correspondientes, haga click sobre el botón "Agregar", para
agregar el recién creado Impuesto en la Lista de Impuestos.
Los Impuestos recién
creados siempre aparecerán de últimos en la Lista de
Impuestos.
El orden en que los Impuestos
en la Lista, es el orden en que serán aplicados. En caso de que
así se requiera, usted puede cambiar el orden de un Impuesto en
particular:
- Para colocar un Impuesto
en un orden superior (más arriba en la Lista),
selecciónelo en la Lista, y a continuación haga click en
el botón "Arriba", tantas veces como sea necesario, hasta que el
Impuesto aparezca en el orden requerido.
- Para colocar un Impuesto en un orden inferior (más abajo
en la Lista), selecciónelo en la Lista, y a continuación
haga click en el botón "Abajo", tantas veces como sea necesario,
hasta que el Impuesto aparezca en el orden requerido.
Sugerencias:
- La ventana de
Definición de Impuestos funciona de forma análoga a la
ventana de Definición de Tarifas, por lo que funciones como
"Duplicar", "Modificar" y "Eliminar" encontradas en ésta,
también se encuentran en aquella. Sólo seleccione el
Impuesto al cual desea aplicarle la operación, y haga click
sobre el botón correspondiente.
Nota:
- El orden de los Impuestos es
importante sobretodo para aquellos que se aplican sobre el Sub-Total.
Para aquellos aplicados sobre el Monto, pueden estar en cualquier
orden. Sin embargo, se recomienda que éstos estén de
primero en la Lista, para efectos de presentación en las
facturas.
- Cuando se modifica el orden
de un Impuesto, no es necesario utilizar el botón "Actualizar",
ya que el orden es actualizado de inmediato.
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Contenido
Inventario
Podrá crear el
Inventario en esta
Ventana. Para
configurar el Inventario, diríjase al menú
"Configuración", opción "Inventario".
Ventana de Manejo de Inventario
Para introducir la
definición de Artículos del Inventario, primero haga
click en
"Agregar". Esto habilitará los campos de textos para recibir la
entrada del teclado.
- En 'Nombre', introduzca el
Nombre del Artículo.
- En 'Precio', introduzca el
precio del Artículo.
- En 'Categoría',
introduzca la Categoría a la cual pertenece este
Artículo. Agrupar los Artículos en
Categorías agilizará su manejo (por ejemplo, podrá
emitir Reportes que muestren
Artículos de sólo una o algunas Categorías).
Defina las Categorías haciendo click en el botón
"Categorías de Artículos":
Configuración de Categorías
- Si el Artículo puede
ser
inventariado (se conoce la cantidad disponible), active la casilla
'Incluir en Inventario', y escriba la cantidad en existencia en el
campo 'Cantidad en Existencia'.
Ejemplos de
Artículos que
pueden ser inventariados:
- Revistas.
- Bebidas y Golosinas.
- Equipos Electrodomésticos.
Ejemplos de
Artículos (o Servicios) no
inventariados:
- Fotocopias e
Impresiones.
- Llamadas telefónicas.
- Servicios de transporte y entregas.
La cantidad en existencia
irá disminuyendo a medida que se registren ventas de los
Artículos especificados en la Lista.
Luego de introducir los datos
correspondientes, haga click sobre el botón "Agregar".
Cuando finalice con la
creación de la Lista de Inventario, haga click en el
botón "Cerrar" para cerrar la ventana.
En esta ventana también
podrá realizar operaciones como "Modificar" y "Eliminar".
Sólo seleccione de la Lista el Artículo al cual se
le aplicará la operación, y a continuación, haga
click sobre el botón correspondiente.
Recargar Existencia
Para actualizar la cantidad en existencia de un Artículo ,
selecciónelo en la Lista, introduzca la cantidad a agregar en el
campo identificado como 'Recargar existencia', y a continuación
haga click en "Recargar".
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SECCIÓN 2: Uso de SisAdmin
Iniciando SisAdmin
Al iniciar SisAdmin
(utilizando el menú "Inicio" de Windows, usualmente
encontrado en la esquina inferior izquierda de su pantalla),
éste muestra la Pantalla de Presentación:
Pantalla de Presentación Inicial de SisAdmin
Ésta se cerrará
aproximadamente a los 3 segundos. También puede cerrarla antes
presionando la
tecla ESC o ENTER, o haciendo click sobre ella.
Luego, se muestra la Ventana de
Login, o validación de Usuario:
Ventana de Validación de Usuario (Login)
- En 'Nombre de Usuario',
introduzca su nombre de Usuario. Recuerde: Debe introducir el nombre de
Usuario que usted escogió durante la definición de
Usuarios de SisAdmin (el cual consiste en una sola palabra), y
no su nombre completo. El nombre de Usuario puede ser introducido en
mayúsculas, en minúsculas o una combinación de
ambas.
- En 'Contraseña',
introduzca su Contraseña. Por seguridad, ésta será
visualizada en forma de asteriscos al ser introducida.
Sugerencias:
- Las teclas ENTER y ESC hacen
las funciones de los botones "Aceptar" y "Cancelar", respectivamente.
Si desea cambiar de un campo de texto a otro desde el teclado, utilice
la tecla TAB (de tabulación). En la mayoría de los
teclados, ésta se encuentra en la parte izquierda, justo encima
de la tecla de bloqueo de mayúsculas, y con un símbolo
que consiste en dos flechas paralelas horizontales con direcciones
opuestas.
Haga click en el botón "Aceptar". Si introdujo correctamente sus
datos, proseguirá con la apertura. De no ser así, le
mostrará un
mensaje para notificarle la denegación del acceso.
Luego de
validarse como usuario, se mostrará la Ventana Principal de
SisAdmin.
Ventana Principal de SisAdmin
De arriba hacia abajo, en la
Ventana Principal se encuentran: la Barra de Menú, la Barra de
Herramientras, la Lista
de Clientes y la ventana de previsualización de la Factura.
Desde la Barra de Menú,
usted puede tener acceso a todas las opciones y módulos de
SisAdmin. La Barra de Herramientras contiene las
opciones más comúnmente utilizadas.
La Lista mostrada a
continuación, describe cada uno de los campos de datos que se
visualizan en la Lista de Clientes:
- No. Cliente: Indica
el
número de Cliente. Este número es asignado cuando
se admite el nuevo Cliente en el Sistema, y su propósito es
sólo de organización dentro de la Lista. Este
número no se almacenará junto con los datos del Cliente
cuando éste sea transferido al Historial.
- Nombre Cliente:
Visualiza el nombre del Cliente. Este nombre se establece durante
su admisión, al ser despachado, o haciendo click con el
botón derecho sobre su fila, y seleccionando la opción de
menú "Establecer Nombre".
- Inicio: Indica la
fecha y hora en que se admitió al Cliente.
Si la fecha coincide con la fecha del día, sólo
aparecerá la hora.
- Duración:
Indica el tiempo transcurrido desde la admisión del Cliente.
- Total. < abreviatura
de Moneda > : Indica el Monto total consumido hasta el momento
por el Cliente.
La Lista de Clientes se actualiza al menos una vez cada 60 segundos.
La Barra de Herramientas
contiene botones relacionados con operaciones sobre los Clientes.
Barra de Herramientras
Para aplicar alguna
operación sobre un Cliente, seleccione éste
previamente en la Lista de Clientes y luego haga click sobre el
botón correspondiente. Puede aplicar operaciones a varios
Clientes a la vez, si realiza una selección múltiple.
A continuación se
describe brevemente cada uno de los botones de la Barra de
Herramientas:
Nuevo Cliente:
Se utiliza para admitir nuevos Clientes. SisAdmin
creará una nueva entrada para este Cliente en la Lista de
Clientes.
Despachar Cliente:
Se utiliza
para despachar al Cliente, cuando éste ya pagó lo
consumido y culmina la visita al Establecimiento.
Imprimir
Factura: Se utiliza para
imprimir una factura.
Detalles de Consumo: Se
utiliza
para visualizar en forma detallada todos los consumos que el Cliente
lleva hasta el momento.
Historial: Se utiliza para
invocar y
mostrar la ventana de Manejo del Historial. En el Historial se
encuentran todos los ingresos que han
sido manejados por SisAdmin, organizadas por fecha.
Sugerencias:
- Si no está seguro de
la función de alguno(s) de los botones, y no tiene este manual
disponible en el momento, coloque el puntero del ratón (sin
hacer click) encima del botón en cuestión. Una texto
breve de ayuda aparecerá uno o dos segundos después.
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Algunas Operaciones típicas
En esta sección, se le
mostrará cómo realizar las operaciones más
comúnmente realizadas con SisAdmin en el dia a
día.
Nuevo Cliente / Admitir Cliente
Cuando un Cliente visita su
Establecimiento, podrá admitirlo en el sistema.
Para ello, haga click sobre el
botón
(Nuevo Cliente).
Luego de hacer click sobre el
botón, SisAdmin le solicitará el Nombre del Cliente:
Ventana de Solicitud de Nombre de Cliente
Ingrese el Nombre del Cliente
seguido de la tecla ENTER (o haga click en "Aceptar"). Si no
desea ingresar el Nombre del Cliente en ese momento, presione la tecla
ESC, o haga click en "Cancelar". Podrá introducir el
Nombre del Cliente luego, mediante la opción "Establecer Nombre"
del menú "Clientes", o al despacharlo.
Una entrada para el nuevo
Cliente será agregada de último en la Lista de Clientes.
De inmediato, se le
presentará la ventana de Consumos, en la cual podrá
introducir los Consumos que haga el Cliente.
Ventana
de Detalles de Consumos
Las operaciones en esta ventana son descritas en la sección Registrar Consumos a continuación.
Usted puede cerrar la Ventana de Consumos para volver a la Ventana
Principal de SisAdmin.
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Registrar
Consumos
Cuando un Cliente se encuentra
en la Lista de Clientes, se le pueden cargar Consumos, por ejemplo, si
el Usuario
solicitó imprimir una hoja, o si pidió un artículo
comestible. Para ello, seleccione el Cliente, y haga click en
el botón
(Detalles). Esto mostrará la siguiente ventana:
Ventana de Detalles de Consumos
En la parte superior, se
encuentra la Lista de Consumos, mostrando todos
los Consumos asociados al Cliente.
Para agregar un Consumo, haga
click en el botón "Agregar", y llene los campos
correspondientes:
- En 'Descripción',
introduzca la descripción del Consumo (por ejemplo 'Refresco de
Limón'). Si un Inventario ha sido previamente creado (consulte
la sección Inventario para
más información), puede desplegar
una Lista (haciendo click en el botón en forma de flecha con
dirección hacia abajo, localizado justo en la parte derecha de
este campo) de todos los Artículos del Inventario. Si el
Artículo que usted
requiere se encuentra en esta Lista, selecciónelo. En caso
contrario, escríbalo. Para ubicar rápidamente
algún elemento de la Lista de Inventario, teclee sus primeras
letras. SisAdmin completará automáticamente el
nombre del Artículo a medida que teclea.
- En 'Precio por Unidad',
introduzca el Precio de este Artículo. Si usted escogió
el Artículo de la Lista en 'Descripción', este campo
será llenado automáticamente por SisAdmin.
- En 'Cantidad', introduzca la
cantidad de Artículos (o Servicios) adquiridos por el Cliente
por
concepto de este Consumo (por ejemplo, si el Consumo es "Servicio de
Impresión", y el Cliente ha impreso 10 hojas, introduzca
aquí '10').
- En 'Monto', introduzca el
Monto total por concepto de este Consumo, tomando en cuenta el Costo
por Unidad, y la Cantidad. Si estos campos, 'Costo por Unidad' y
'Cantidad' habían sido llenados previamente, el campo 'Monto'
habrá sido llenado automáticamente por SisAdmin.
Luego de haber llenado todos
los campos correspondientes, presione nuevamente el botón
"Agregar". Si prefiere no continuar con la operación, presione
el botón "Cancelar".
Utilice los botones "Modificar"
y "Eliminar", en caso de que desee actualizar o eliminar,
respectivamente, cualquiera de las Entradas de esta Lista.
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Despachar Clientes
Cuando el Cliente realice su pago para luego culminar su visita,
éste deberá ser despachado del sistema. Para ello,
selecciónelo
en la Lista de Clientes, y a continuación,
presione el botón
(Despachar). La entrada del Cliente será borrada de la
Lista de Clientes, y sus Detalles de Consumos transferidos al
Historial.
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Cierre
de SisAdmin
Al finalizar la jornada,
podrá cerrar SisAdmin mediante el botón de cierre
típicamente encontrado en la parte superior derecha de la
Ventana Principal, o mediante el menú
"Archivo", opción "Salir".
Durante el cierre, se
mostrará la siguiente ventana:
Solicitud de confirmación de cierre de SisAdmin
Para continuar con el cierre de
SisAdmin, haga click en "Sí" (o presione la tecla
Enter). Si cambia de parecer, y prefiere no cerrar el Programa,
haga click en "No" (o presione la tecla Escape).
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SECCIÓN
3: Otras Características de SisAdmin
Impresión de Facturas
En la parte inferior de la
Ventana Principal de SisAdmin, se encuentra el Panel de Vista
Previa de la factura generada para el Cliente seleccionado en la Lista:
Ventana de Factura en la Ventana Principal
Esta factura puede mandarse a
la impresora. Una vez que esté visualizada en el Panel de Vista
Previa, haga click en el botón (Imprimir Factura). La Factura se
mandará a imprimir, de acuerdo a las Opciones de
Impresión establecidas. Para más información
acerca de las
Opciones de Impresión, consulte la sub-sección Opciones de Impresión.
Sugerencias:
- La casilla 'Factura
Compacta' permite cambiar la vista de la Factura, de tal modo que pueda
ser impresa en tickets.
- La casilla 'Vista Previa de
Factura' permite mostrar y ocultar la Ventana de Factura.
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Reportes
SisAdmin puede emitir
Reportes de Consumos Detallados, los cuales usted puede personalizar
modificando sus valores para las Fechas y Horas de delimitación.
Para emitir Reportes, haga click en el
menú "Reportes", y luego seleccione la opción "Consumos
Detallados". Esta acción mostrará la Ventana de Reporte:
Ventana de Reporte
- En 'Fecha desde', introduzca
la fecha inicial a tomar en cuenta para generar el Reporte (en formato
día/mes/año, o el formato manejado por su sistema
operativo).
- En 'Hora desde', introduzca
la hora inicial a tomar en cuenta para generar el Reporte (en formato
hora:minutos am/pm, o el
formato manejado por su sistema operativo).
- En 'Fecha hasta', introduzca
la fecha inicial a tomar en cuenta para generar el Reporte.
- En 'Hora hasta', introduzca
la hora final a tomar en cuenta para generar el Reporte.
- Marque la casilla 'Usar
Formato de 24 horas', si desea que las horas se muestren en el formato
de 24 horas (de 00:00 a 23:59). Si prefiere el
formato AM/PM (desde 12:00am a 11:59pm), desmárquela.
- En la Sección
'Renglones incluidos en el Reporte', marque las casillas
correspondientes las Categorías de Consumo que serán
incluídas en el
Reporte. Si marca la
casilla "Separar Renglones", se
generará un Reporte separado por cada Categoría marcada.
- Marque la casilla "Resumen
de Subtotales" si desea que el Reporte muestre totales generales
por día. Dejarla sin marcar mostrará todos los
Consumos seleccionados.
- Marque la casilla "Guardar
el Reporte" si desea, aparte de imprimir el Reporte, guardarlo en
formato de texto en un medio de almacenamiento (como un
diskette, o el disco duro del PC). Si marca esta casilla,
deberá introducir el nombre del archivo que se utilizará
para guardar el Reporte, en el campo de texto ubicado a
continuación de la casilla. Utilice el botón "Escoger
Nombre" para abrir una Ventana de Diálogo de Windows, desde la
cual usted podrá escoger el destino (unidad y carpeta) del
archivo.
Utilice el botón "Vista
Previa" para generar una copia del Reporte directamente en pantalla.
Luego de haber establecido
todas las opciones, haga click sobre el botón "Imprimir", para
mandar el Reporte a la Impresora.
Si usted marcó la
casilla "Guardar el Reporte", este botón se leerá como
"Guardar e Imprimir". Si lo que desea es guardar el Reporte y no
imprimirlo, haga click sobre el botón "Sólo Guardar".
Luego de hacer click en el
botón correspondiente, y si no va a emitir ningún otro
Reporte, haga click sobre el botón "Cerrar" (o presione la tecla
Escape) para cerrar la Ventana de Reporte.
Sugerencias:
- Si desea emitir un Reporte
para un sólo día en específico, introduzca la
fecha de ese día en ambos campos "Fecha desde" y "Fecha hasta".
- Se recomienda tener una
carpeta especialmente destinada a guardar todos los Reportes que
genera. Así tendrá un mejor control sobre los Consumos
generados en su establecimiento. Utilice nombres de
archivos que contengan la fecha y hora de emisión.
Nota:
- Los Impuestos están
incluidos en los Reportes, a menos que marque la casilla "Mostrar Total
de Impuestos", en cuyo caso los montos parciales no incluirán
impuestos, y los totales serán desglosados en subtotales y
totales por impuestos.
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Reporte del Día
El Reporte del Día es un
caso
especial del Reporte de Consumos Detallados, donde las opciones
están prestablecidas, de tal manera que la fecha coincida con la
fecha del momento de emisión.
Para emitir un Reporte Diario,
haga click sobre el menú "Reportes", y luego seleccione la
opción "Consumos del Día". De esta manera se abre la
Ventana de Reporte, pero con datos automáticamente generados en
los campos de Fecha. Usted
sólo deberá hacer click en el botón "Imprimir".
También tiene la oportunidad de guardar el Reporte en un medio
de almacenamiento, si activa la casilla "Guardar el Reporte".
Este Reporte resulta
útil en momentos en que es necesario emitir un Reporte de
Consumos hasta el momento en forma inmediata (por ejemplo, durante un
fallo de energía, con el PC conectado a una unidad
suplidora de energía independiente o UPS).
Sugerencia:
- Puede
abrir la Ventana de Reporte del Día más
rápidamente presionando la
tecla F9.
Reporte de Inventario
El Reporte de Inventario lista
todos los Artículos que se encuentran registrados en SisAdmin,
junto con sus cantidades en existencia.
Con la herramienta del Reporte
de Inventario, se puede imprimir la Lista de Precios, de acuerdo a los
Artículos registrados en SisAdmin.
Para generar un Reporte de
Inventario o Lista de Precios, diríjase al menú
"Reportes", opción "Generar Lista de Precios /
Inventario". El manejo de esta herramienta es muy similar a aquel
de la herramienta para generar Reportes de Consumos, descrita en
secciones anteriores.
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Opciones de Impresión
SisAdmin dispone de
múltiples Opciones de Impresión de Reportes y Facturas.
Para tener acceso a ellas, haga click en el menú "Archivo", y
luego escoja la opción "Opciones de Impresión". La
Ventana de Opciones de Impresión será mostrada:
Ventana de Opciones de Impresión
A continuación, se
describe cada una de las Opciones:
- Impresora Principal:
Seleccione en esta lista desplegable la impresora que será
utilizada para la impresión de Reportes.
- Impresora para Facturas:
Seleccione en esta lista desplegable la impresora que será
utilizada para la impresión de Facturas.
- Tipo de Letra de
Impresión: Seleccione aquí el tipo de letra (fuente)
que desea utilizar para la impresión de los Reportes. Seleccione
un tipo de letra que tenga un ancho
fijo en todos sus caracteres (como "FixedSys", "Courier" o "Courier
New"). De otro modo, la alineación en la salida impresa
resultará errónea. SisAdmin buscará elegir
un tipo de letra adecuado por defecto, y por lo general usted no
necesitará modificar esta opción.
- Tamaño: Escoja
aquí un tamaño de letra de impresión. Por lo
general, bastará dejarlo en la opción por defecto,
"Perdetermiando".
Una vez que haya escogido la
Opción de Impresión, haga click sobre el botón
"Aceptar".
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Cambio de Contraseña
Se recomienda que cambie su
Contraseña de acceso a SisAdmin periódicamente
(una vez al mes, por lo menos), para así minimizar el riesgo de
accesos no autorizados al Programa por parte de terceros.
Para cambiar su
Contraseña, haga click sobre el menú "Cambiar
Contraseña". De esta manera, se mostrará la Ventana de
Cambio de Contraseña:
Ventana de Cambio de Contraseña
- En 'Contraseña
anterior', introduzca su Contraseña actual.
- En 'Contraseña',
introduzca su Contraseña nueva.
- En 'Confirme
Contraseña', introduzca nuevamente su Contraseña nueva.
Luego de suministrar los datos
requeridos, haga click en el botón "Aceptar". Si todos los datos
están correctos, SisAdmin emitirá un mensaje
indicándole que el cambio de Contraseña se realizó
con éxito.
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Auditorias
El Registro de Auditorias lleva
un historial de las acciones realizadas y eventos ocurridos durante la
operación de SisAdmin.
Para ver el Registro de
Auditorias, haga clic sobre el menú "Archivo" y luego escoja la
opción "Auditorias". Esto mostrará la ventana de
Auditorias:
Ventana de Auditorias
En esta ventana se encuentra la
Lista de Registros y la Ventana de Expansión de
Información. La Lista de Registros muestra los Registros
producidos hasta el momento, ordenados en forma descendente por fecha y
hora, es decir, los primeros Registros visualizados son los
últimos que se han producido.
Cuando usted selecciona uno de
los Registros, sus datos se muestran en la Ventana de Expansión
de Información para una lectura más cómoda de
éste.
El botón "Exportar" le
permite guardar a un archivo de texto la Lista de Registros.
El botón "Borrar
Registro" le permite eliminar todos los Registros guardados hasta el
momento. Se recomienda que exporte la Lista de Registros antes de
realizar esta operación, ya que una vez borrados los Registros,
éstos no podrán recuperarse. Es recomendable utilizar
esta opción cada cierto tiempo (por ejemplo, una vez cada dos
meses). Luego de borrar todos los Registros, la fecha y hora de cuando
se realizó esta operación aparecerá en el campo
'Fecha de último Borrado de Registro'.
Sugerencias:
- Para ubicar
rápidamente un elemento, puede aprovechar la
característica de búsqueda de la Ventana de
Auditoría. Sólo teclee las primeras letras (o
números) del elemento que busca (ya sea una fecha, una
descripción, o cualquier otra cosa que aparezca en la Lista de
Registros). De inmediato SisAdmin seleccionará el
registro que tenga un campo cuyo contenido comience por esas primeras
letras (o números) tecleadas. Si desea saber si hay más
coincidencias, presione F3 o la tecla del cursor de flecha hacia la
derecha.
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SECCIÓN 4: Características Avanzadas de
SisAdmin
Cambio de
Usuario en Caliente
Es probable que mientras
SisAdmin esté ejecutándose, otro Operador
distinto a quien comenzó la Sesión inicial de trabajo
requiera utilizar la Ventana Principal. Sería poco
práctico cerrar SisAdmin para volver a iniciarlo, y así
el Operador poder
identificarse con el Programa. Es por eso que SisAdmin
incluye una opción que permite cambiar el Usuario Operador en
curso, sin necesidad de cerrar y reabrir el Programa. Esta
acción se le conoce como Cambio de Usuario en Caliente.
Para realizar un Cambio de
Usuario en Caliente, diríjase al menú "Usuarios",
opción "Cambiar de Usuario".
Esto hará que se muestre una ventana similar a la utilizada para
identificarse con SisAdmin inicialmente (Login). Aquí, el
nuevo Usuario tiene la oportunidad de introducir su Nombre de Usuario y
su Contraseña.
Si SisAdmin logra
identificar al nuevo Usuario, emitirá un mensaje
indicando el éxito en la operación. En caso contrario,
emitirá un mensaje advirtiendo que no se pudo cambiar el
Usuario, y la Sesión seguirá perteneciendo al Usuario
anterior.
Sugerencias:
- La combinación de
teclas CTRL+U es un atajo para el botón "Cambiar Usuario".
- El nombre del Usuario en
curso siempre aparecerá en el
espacio ubicado entre la Barra de Herramientas y la Lista de Clientes
en la Ventana Principal de SisAdmin.
- Un Usuario Administrador
puede cambiar a un Usuario Operador sin necesidad de suministrar su
Contraseña. Para cambiar a un Usuario Administrador, siempre se
requerirá la Contraseña.
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Historial
SisAdmin guarda
un registro de todos los Clientes despachados. Este registro se le
conoce como Historial.
Para tener acceso al Historial,
haga click sobre el botón (Historial). Esto hará que se muestre la
Ventana del Historial:
Ventana del Historial
En la parte superior de esta
Ventana podrá establecer un filtro por fecha. El Programa
automáticamente lo establece para sólo mostrar las
Sesiones del día. Para desactivarlo, desmarque la
casilla "Filtrar por fecha" (seguido de hacer click en "Mostrar").
También puede cambiarlo,
modificando los campos 'Fecha desde' y 'Fecha hasta'. Sólo
introduzca en ellos la fecha inicial y la fecha final que usted desee,
y a continuación haga click en "Mostrar". La Lista de
Historial (descrita más abajo) procederá a actualizarse
con los nuevos datos.
Seguidamente, se encuentra la
Lista de Historial. Esta Lista muestra la fecha en que se
despachó al Cliente, el código de la Visita, el Nombre
del Cliente, y el Monto
Total consumido durante la Visita.
Usted puede consultar los
detalles de las Visitas. Para ello, haga click sobre el Cliente
que desee consultar (o selecciónela y haga click
sobre el botón "Mostrar Detalles"). De ese modo se
mostrará en forma detallada
todos los Consumos generados por ese Cliente.
Ventana del Historial mostrando
los Consumos de un Cliente
Las entradas en cualquiera de
las Listas pueden ser eliminadas. En la Lista de Historial, seleccione
la entrada que desee eliminar, y luego haga click sobre el botón
"Eliminar". En la Lista de Detalles, seleccione la entrada que desee
eliminar, y luego haga click sobre el botón "Eliminar Detalle".
Sólo los Usuarios Administradores podrán eliminar
entradas del Historial.
Usted puede emitir (o reemitir)
facturas basadas en las Sesiones que se encuentran en el Historial.
Para ello, seleccione la Sesión en cuestión, y luego haga
click sobre el botón "Imprimir como Factura".
Notas:
- La
Factura se imprimirá tomando en cuenta los Impuestos definidos
en el momento en que se liberó la Sesión,
independientemente de si estos Impuestos difieren de los actuales.
Sugerencia:
Botón "Aplicar Impuesto
Actual":
Cuando usted actualiza los Impuestos, las entradas del Historial
anteriores a la actualización conservarán la
información del Impuesto antiguo.
Si por alguna razón, usted desea que todas las entradas antiguas
del Historial sean actualizadas al Impuesto actual,
selecciónelas y a continuación haga click en "Aplicar
Impuesto Actual".
Sugerencias:
- Los Reportes se generan a
partir del Historial. Es por eso que se recomienda despachar a todos
los Clientes en la Lista de Clientes antes de mandar a emitir un
Reporte del Día.
- Puede tener acceso a la
Ventana del Historial a través del teclado mediante la
combinación de teclas CTRL+H.
- Al igual que en la Ventana
de Auditoria, para ubicar rápidamente un elemento, puede
aprovechar la característica de búsqueda de la Ventana de
Historial. Teclee las primeras letras (o números) del elemento
que busca (ya sea una fecha, una descripción, o cualquier otra
cosa que aparezca en el Historial). De inmediato SisAdmin
seleccionará el registro que tenga un campo cuyo contenido
comience por esas primeras letras (o números) tecleadas. Si
desea saber si hay más coincidencias, presione F3 o la tecla del
cursor de flecha hacia la derecha.
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Reimpresión de Facturas
Usted puede volver a imprimir
facturas de Clientes ya despachados y almacenados en el
Historial. Una forma de
hacerlo es utilizando el botón "Imprimir como Factura" ubicado
dentro de la ventana de Historial.
Sin
embargo, si desea imprimir varias facturas, un método más
práctico consiste en utilizar la característica
"Reimpresión de Facturas". Para ello, haga click sobre el
menú "Reportes", opción "Reimpresión de
Facturas". De ese modo, se mostrará la ventana
"Reimpresión de Facturas":
Ventana de Reimpresión de Facturas
En 'Fecha desde' y 'Fecha hasta', podrá definir un intervalo;
sólo las facturas cuyas fechas de emisión estén
dentro de dicho intervalo serán imprimidas.
En 'Altura de Impresión', podrá definir el número
de líneas que se imprimirán por cada factura. Si el
contenido de ésta no llena todas las líneas indicadas, se
agregarán líneas en blanco. Esto es útil
cuando se debe imprimir utilizando un formato predeterminado.
En 'Número de copias', podrá indicar cuántas
copias de cada factura serán imprimidas.
Una vez que ha definido todos los parámetros, haga click en
"Imprimir". De ese modo comenzará la impresión de
las facturas.
Nota:
- La
Factura se imprimirá tomando en cuenta los Impuestos definidos
en el momento en que se liberó la Sesión,
independientemente de si estos Impuestos difieren de los actuales.
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Personalizar Factura
Usted puede agregar un
encabezado y un pie de página a la impresión de una
factura.
Usted debe diseñar y
guardar el encabezado y pie de página en formato texto.
Diseñe un documento con
su encabezado y pie de página, tal como usted quiere que
SisAdmin los imprima.
Para indicarle a SisAdmin
dónde debe insertar la factura, en alguna parte
del documento usted debe incluir la expresión
alfanumérica: "insertar factura" (en minúsculas,
sin las comillas).
Ejemplo: Luego de
diseñar su documento con su encabezado y pie de página,
éste luce como sigue:
**********************************************************************
* LIBRERÍA Y PAPELERÍA DEL CENTRO C.A. *
* MARACAY, VENEZUELA. TLF: 555-6789 *
**********************************************************************
**********************************************************************
* ¡GRACIAS POR SU COMPRA! *
**********************************************************************
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Nota:
Ejemplos basados en datos ficticios.
Usted desea que SisAdmin
inserte la factura justo después de la palabra "Factura".
Entonces, usted agregaría la expresión "insertar factura"
en su documento, luciendo al final de la siguiente manera:
**********************************************************************
* LIBRERÍA Y PAPELERÍA DEL CENTRO C.A. *
* MARACAY, VENEZUELA. TLF: 555-6789 *
**********************************************************************
insertar factura
**********************************************************************
* ¡GRACIAS POR SU COMPRA! *
**********************************************************************
|
Para especificar a SisAdmin el
archivo del documento con la factura personalizada,
haga click en el menú "Configuración", y luego seleccione
la opción "Personalizar Factura". Se mostrará la
siguiente ventana:
Ventana de Personalizar Factura
Introduzca el nombre del
archivo del documento con la factura personalizada (plantilla). Puede
utilizar el botón "Seleccionar" para abrir una Ventana de
Diálogo de Windows, desde la cual podrá especificar en
forma visual la carpeta en donde se encuentra el archivo.
Luego de especificar la
plantilla, haga click sobre el botón "Aceptar".
Cuando imprima una factura,
ésta la mostrará incrustada al diseño de su
plantilla.
Siguiendo nuestro ejemplo
anterior, la factura luciría como sigue:
**********************************************************************
* LIBRERÍA Y PAPELERÍA DEL CENTRO C.A. *
* MARACAY, VENEZUELA. TLF: 555-6789 *
**********************************************************************
+--------------------------------------------------------------------+
| Fecha y Hora de Emisión: 18/09/2004 08:11:30 a.m. |
| Visita No.: 15 |
| A Nombre de: Arnaldo Guevara |
| Fecha de prestación del Servicio: 18/09/2004 |
+-------------+--------+-------------------------------+-------------+
| HORA | Cant. | D E S C R I P C I Ó N | MONTO Bs.|
+-------------+--------+-------------------------------+-------------+
|08:11:20 a.m.| 1 |Refresco | 1000,00 |
|08:11:26 a.m.| 10 |Fotocopia Blanco y Negro | 3000,00 |
+------------------------------------------------------+-------------+
| Total Bs.: | 4000,00 |
+------------------------------------------------------+-------------+
**********************************************************************
* ¡GRACIAS POR SU COMPRA! *
**********************************************************************
|
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SECCIÓN 5: Soporte Técnico
Para
informarse acerca de las opciones
de Soporte
Técnico, escriba a la siguiente dirección:
En
el Sitio Web Oficial de SisAdmin
usted podrá encontrar información
actualizada acerca de SisAdmin. Este Sitio Web está
disponible en:
www.pachesoft.com/sadmin.html
Acuerdo de
Licencia
Martes, 11 de Julio de 2006
SisAdmin ("SisAdmin versión 1.1 versión en código fuente o compilada")
ACUERDO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL
LEA CUIDADOSAMENTE LOS SIGUIENTES TÉRMINOS Y CONDICIONES
RELACIONADOS CON EL USO QUE USTED LE DE A SisADMIN, INCLUYENDO
SU CÓDIGO Y DOCUMENTACIÓN ("EL PROGRAMA") ANTES DE USAR
EL PROGRAMA. CON EL USO DE ESTE PROGRAMA, USTED INDICA SU
ACEPTACIÓN DE ESTE ACUERDO.
- Usted puede utilizar este programa para sus proyectos.
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- Usted puede distribuir libremente este programa, siempre y cuando lo haya obtenido de manera legítima.
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Rafael Pacheco. Reservados todos los derechos.